Euroopan unionin yleistä tietosuoja-asetusta (EU 679/2016) on sovellettu kansallisesti 25.5.2018 alkaen. Helsingin seurakuntayhtymässä pidämme henkilötietojen tietosuojaa tärkeänä. Sitoudumme kunnioittamaan ja toteuttamaan asianmukaista tietosuojaa. Noudatamme tietosuojalainsäädäntöä ja sitä koskevia suosituksia.

Tietojen kerääminen ja käyttäminen

Seurakuntien toiminta ja jäsenyys edellyttävät henkilötietojen käsittelyä. Yksilöiviä henkilötietoja ovat mm. nimi ja henkilötunnus sekä yhteystiedot.

Keräämme henkilötietoja jäsenrekisterin lisäksi erilaisten tapahtumien ja tilaisuuksien yhteydessä sekä asiakaspalvelutilanteissa ja sopimuksia tehtäessä. Tiedot saadaan pääasiallisesti henkilöltä itseltään. Tämän lisäksi saamme jäsentietojärjestelmän päivittämiseen tietoja väestötietojärjestelmästä.

Käytämme henkilötietoja Helsingin seurakuntayhtymän toiminnassa sekä jäsenyyden ja asiakassuhteiden hoitamisessa. Lisäksi käytämme henkilötietoja palveluiden tuottamisessa ja kehittämisessä.

Käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisiin velvoitteisiin ja rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Oikeusperusteena on useimmiten seurakunnan jäsenyys, palvelussuhde, sopimus tai muu merkityksellinen asiakassuhde. Lisäksi voimme käsitellä tietoja henkilön suostumuksella.

Tietojen säilyttäminen ja suojaaminen

Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä hyvää hallintotapaa ja tietosuojakäytäntöä. Henkilötietoja voivat käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat niitä työtehtävissään. Henkilötiedot on suojattu asiattomalta käsittelemiseltä.

Tietojen säilytysaikaa ohjaa osin lainsäädäntö ja arkistonmuodostussuunnitelma. Jos säilytysaika ei perustu edellisiin, määritellään se henkilötietojen käyttötarkoituksen kannalta tarkoituksenmukaisesti. Tietoja säilytetään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn oikeuksien sekä velvollisuuksien toteutumisen kannalta tarpeellinen aika.

Rekisteröidyn oikeudet

• Pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista.
• Pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
• Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
• Tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Tämän oikeuden käyttäminen ei rajoita kirkkolain (1054/1994) mukaisia muutoksenhakukeinoja.

Henkilörekisterit

Helsingin seurakuntayhtymän tietojärjestelmistä on muodostettu tietojen käyttötarkoituksen perusteella eri henkilörekistereitä. Näiden henkilörekistereiden kuvaukset löytyvät täältä.

Jäsenrekisteriä koskeva tietosuojaseloste on nähtävillä alla olevan linkin takaa. Tietosuojaseloste kirkon yhteisestä jäsenrekisteristä

Henkilötunnuksen käyttö seurakuntien palveluissa

Kysymme henkilötunnusta vain, kun se on oikeusturvan vuoksi tarpeen. Näin varmistamme, että asiointia koskevat tiedot yhdistetään oikean henkilön tietoihin. Henkilötunnusta tarvitsemme mm. laskutuksessa, koska asiakkaan yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää mm. perinnässä, sekä tietopyyntöjen käsittelyssä (Tietosuojalaki 29 §).

Rekisteröityjen oikeuksien käyttäminen

Helsingin seurakuntayhtymän tietojärjestelmiin rekisteröity henkilö voi pyytää EU:n tietosuoja-asetuksen perusteella omia tai alaikäisen lapsensa henkilötietoja. Voit tehdä oikeuksiesi käyttämistä koskevan pyynnön sähköisellä lomakkeella tästä. Huomioi, että sähköinen asiointi edellyttää vahvaa tunnistautumista esimerkiksi pankkitunnuksilla. Jos tämä ei ole mahdollista, voit tehdä tietopyynnön asioimalla Helsingin seurakuntayhtymän keskusrekisterissä (Kolmas linja 22 B, 00530 Helsinki). Avoinna ma-pe klo 9-12. Varauduthan todistamaan henkilöllisyytesi.

Rekisteröidyn tiedot toimitetaan lähtökohtaisesti maksutta. Jos jäljennöksiä pyydetään useampia tai tietopyyntöjä esitetään toistuvasti, Helsingin seurakuntayhtymä voi kuitenkin periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.

Käyntiosoite

Helsingin seurakuntayhtymä

Kolmas linja 22 B

00530 Helsinki

Tietosuojasta ja henkilötietojen käsittelystä voit kysyä lisää sähköpostilla tietosuojavastaava.helsinki@evl.fi

Kansallinen valvontaviranomainen

Tietosuojavaltuutetun toimisto

PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki

p. 029 56 66700, tietosuoja@om.fi

www.tietosuoja.fi

‍